PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Préambule
Le Groupe NOVAXIA les sociétés qui le composent (collectivement appelées dans le présent document « le Groupe », « nous », « notre » ou « nos ») ont à cœur le respect de la confidentialité de vos données et de votre vie privée et prennent soin de protéger les données à caractère personnel vous concernant (ci-après les « Données à Caractère Personnel »). Veuillez lire attentivement les éléments suivants afin de savoir de quelle manière nous collectons et utilisons vos Données à Caractère Personnel et les options mises à votre disposition dans le cadre de leur utilisation.
La présente Politique en Matière de Protection de la Confidentialité s’applique à l’ensemble des hypothèses de traitement de Données à Caractère Personnel mis en œuvre par le Groupe, dans le cadre de son offre de produits et services (les « Produits et Services »).
Vos Données Personnelles peuvent être collectées auprès de vous directement ou de manière indirecte, via un tiers. Par ailleurs, elles peuvent être collectées par l’intermédiaire de formulaires papier ou par l’intermédiaire d’un des sites internet du Groupe suivants (ci-après les « Sites ») :
https://www.novaxia-investissement.fr/
https://monespace.novaxia-invest.fr/login
https://www.novaxia.fr/
La présente Politique en Matière de Protection de la Confidentialité comprend :
– une première partie (Partie 1) sur les modalités générales de collecte et de traitement des Données à Caractère Personnel et
– une seconde partie (Partie 2) portant sur les spécificités de la collecte et des traitements de Données à Caractère Personnel en fonction de l’entité du Groupe responsable du traitement, des Produits et Services concernés et du Site utilisé.
PARTIE I : GENERAL
Cette Politique en Matière de Protection de la Confidentialité (Partie I) s’applique indifféremment que vous soyez un « Visiteur » d’un Site (ce qui signifie que vous consultez simplement les Produits et Services proposés en ligne), un « Utilisateur » (ce qui signifie que vous êtes inscrit sur le Site) ou un Client (ce qui signifie que vous avez souscrit à des offres de produits ou services du Groupe).
Nous vous recommandons de consulter régulièrement la présente Politique en Matière de Protection de la Confidentialité dans la mesure où nous l’actualisons et la modifions régulièrement.
1/ QUELLES DONNEES ME CONCERNANT SONT COLLECTÉES ?
Données à Caractère Personnel que vous nous communiquez directement
Nous pouvons collecter des Données à Caractère Personnel directement auprès de vous :
- via des formulaires de souscription;
• lors d’une demande de contact ;
• lors de la demande de documentation ; et lorsque vous entrez dans une relation commerciale, contractuelle ou d’investissement avec une société du Groupe.
Pour plus d’informations sur le type de Données à Caractère Personnel collectées, veuillez lire la Partie 2 de la présente Politique.
Si vous ne souhaitez pas communiquer ces Données à Caractère Personnel, certains des services et/ou options disponibles sur le Site et/ou liés à notre offre de Produits et Services peuvent ne pas être disponibles.
Par ailleurs, veuillez noter que, comme la plupart des services en ligne, chaque fois que vous visitez un de nos Sites, nous collectons automatiquement certaines données et informations vous concernant et/ou concernant votre ordinateur ou appareil électronique grâce à l’utilisation de « cookies ». Nous plaçons un identifiant unique dans le cookie et utilisons le cookie pour relier votre ordinateur aux informations que nous stockons dans notre base de données.
Il contient plusieurs données permettant de vous reconnaître :
- le nom du serveur qui l’a déposé ;
• un identifiant sous forme de numéro unique ;
• éventuellement une date d’expiration.
Lorsque vous accédez à, visitez et/ou utilisez un de nos Sites, nous pouvons donc suivre votre visite et collecter certaines données relatives à votre utilisation des Produits et Services et à votre activité sur le Site. Pour en savoir plus sur notre utilisation de cookies, veuillez lire notre Politique en Matière de Cookies, disponible à l’adresse suivante : https://www.novaxia-invest.fr/cookies/
Données à Caractère Personnel que nous recueillons auprès de tiers
Nous pouvons obtenir des Données à Caractère Personnel à votre sujet auprès de partenaires du Groupe.
Par exemple, nous pouvons collecter des Données à Caractère Personnel auprès de :
• Banques ou conseillers financiers distribuant nos Produits et Services ;
• Administrateurs de biens en charge du suivi des locataires, etc.
2/ COMMENT MES DONNEES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT-ELLES UTILISÉES ?
Nous traitons vos Données à Caractère Personnel selon les bases légales suivantes : votre consentement (demande d’informations ou de documentations), un contrat (formulaire de souscription, inscription pour bénéficier des Produits et Services), le respect des lois applicables, ou lorsque nous poursuivons un intérêt légitime. Afin de gérer votre demande, Novaxia traite vos données personnelles. Pour en savoir plus sur le traitement de vos données et vos droits, consultez notre Politique RGPD (avec un lien actif vers la politique.
Pour plus d’informations sur la finalité des traitements effectués, veuillez lire la Partie 2 de la présente Politique.
3/ COMBIEN DE TEMPS MES DONNEES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT-ELLES CONSERVEES ?
Nous stockons ces Données à Caractère Personnel pour une durée limitée et nécessaire à l’objectif pour lequel nous les traitons et en tout état de cause pour la durée nécessaire pour répondre à une obligation légale ou réglementaire.
Données à Caractère Personnel utilisées pour vous adresser de la documentation
Vos Données à Caractère Personnel seront conservées aussi longtemps que votre abonnement sera actif. Vous pouvez y mettre fin à tout moment en vous désabonnant dans le lien qui sera indiqué dans le courriel vous adressant la documentation. En tout état de cause, en l’absence de contact émanant de votre part pendant une durée de trois ans, vos Données à Caractère Personnel seront supprimées.
Données à Caractère Personnel utilisées pour vous adresser des offres commerciales
Vos Données à Caractère Personnel seront conservées aussi longtemps que vous accepterez de recevoir nos offres commerciales. Vous pouvez les refuser à tout moment en vous désabonnant dans le lien qui sera indiqué dans le courriel vous adressant une offre commerciale. En tout état de cause, en l’absence de contact émanant de votre part pendant une durée de trois ans, vos Données à Caractère Personnel seront supprimées.
Données à Caractère Personnel utilisées dans le cadre d’une relation commerciale, contractuelle ou d’investissement
Nous stockons ces Données à Caractère Personnel pour une durée limitée et nécessaire à l’objectif pour lequel nous les traitons, c’est-à-dire pendant toute la durée de notre relation contractuelle et en tout état de cause pour la durée nécessaire pour répondre à une obligation légale ou réglementaire.
Pour de plus amples informations concernant les durées de conservation des Données à Caractère Personnel, veuillez-vous référer à la section 12 “QUE FAIRE SI J’AI D’AUTRES QUESTIONS CONCERNANT LA POLITIQUE EN MATIERE DE PROTECTION DE LA CONFIDENTIALITE ?”.
4/ COMMENT VOS DONNEES PERSONNELLES SONT-ELLES TRANSFEREES HORS UNION-EUROPEENNE ?
Vos Données à Caractère Personnel sont exclusivement traitées et conservées au sein de l’Espace Economique Européen.
5/ COMMENT MES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SONT-ELLES PARTAGÉES ?
Les sociétés du Groupe
Nous sommes susceptibles de partager vos Données à Caractère Personnel avec les sociétés qui composent le Groupe. Le Groupe étant composé de Novaxia SAS, Novaxia Investissement et Novaxia Développement.
Prestataires de Services
Dans le cadre de notre activité, nous pouvons être amenés à transférer vos Données à Caractère Personnel à des prestataires de services non affiliés au Groupe qui agissent en tant que sous-traitants. Ces prestataires de services utilisent les Données à Caractère Personnel en vue de nous permettre de fournir les Produits et Services, de mettre à disposition le Site ou de nous assister dans le cadre de la gestion de notre activité.
Par exemple, ces prestataires de services peuvent être des prestataires informatiques, partenaires logistiques et marketing, notre hébergeur ou des prestataires nous aidant dans la gestion des données, la distribution de courriels, l’analyse des informations mais également des property managers, des administrateurs de biens, des agences immobilières, des banques , des conseillers en investissements, des conseillers fiscaux, des commissaires aux comptes, des avocats ou autres conseillers professionnels externes. Nous ne communiquons à nos prestataires de services que les Données à Caractère Personnel dont ils ont besoin pour fournir leurs prestations et collaborons avec eux afin de respecter et protéger vos Données à Caractère Personnel.
Nous pouvons également être amenés à transférer vos Données à Caractère Personnel à des sociétés pour lesquelles nous réalisons des prestations de services mais uniquement en vue de remplir nos obligations contractuelles à leur égard et dans le respect de la législation applicable.
Nous ne communiquons aucune Donnée à Caractère Personnel à des sociétés pour leurs besoins marketing ou commerciaux propres. En revanche, nous pouvons communiquer vos Données à Caractère Personnel à nos partenaires commerciaux uniquement pour vous fournir les Produits ou Services ou des produits ou services analogues susceptibles de vous intéresser.
Obligations Légales
Nous pouvons être amenés à communiquer des Données à Caractère Personnel à la demande d’une autorité administrative (administration fiscale, CNIL etc.), et/ou judiciaire (réponse à un jugement, ordonnance, injonction d’un tribunal), sur simple demande ou si la loi l’exige, afin de protéger nos droits, nos biens et/ou notre sécurité et/ou ceux de tiers.
Nous pouvons partager les Données à Caractère Personnel avec des sociétés aidant à lutter contre la fraude et à enquêter à cet égard.
Nous pouvons également communiquer vos Données à Caractère personnel dans le cadre de la lutte contre le blanchiment des capitaux et contre le financement du terrorisme, avec la mise en place d’une surveillance des contrats et/ou opérations pouvant aboutir à la rédaction d’une déclaration de soupçon ou à une mesure de gel des avoirs.
Autres
Sauf disposition contraire de la présente Politique en Matière de Protection de la Confidentialité ou avec votre autorisation préalable, nous ne vendrons, commercialiserons, ni prêterons des Données à Caractère Personnel à d’autres sociétés dans le cours normal de nos activités.
Toutefois, dans le cadre d’une éventuelle réorganisation des sociétés composant le Groupe (acquisition, fusion, cession partielle d’actif ou autre opération de ce type) vos Données à Caractère Personnel peuvent être communiquées à une autre société, mais cette communication sera alors soumise à la Politique en Matière de Protection de la Confidentialité en vigueur.
6/ EST-CE QUE NOS PRODUITS ET SERVICES SONT DESTINEES AUX MINEURS ?
Nos Produits et Services ne ciblent pas et ne sont pas destinées aux enfants. En utilisant un des Sites du Groupe, vous certifiez donc avoir plus de 15 ans, à défaut veuillez ne pas utiliser un Site du Groupe sans autorisation parentale préalable.
7/ COMMENT PUIS-JE SAVOIR SI MES DONNEES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT CONSERVEES EN TOUTE SÉCURITÉ ?
Nous disposons d’une variété de mesures de sécurité visant à éviter la perte, le détournement ou une mauvaise utilisation de vos Données à Caractère Personnel que vous nous avez communiquées. Afin de garantir la sécurité des données que vous communiquez en ligne durant la transmission, nous utilisons des dispositifs de chiffrement, d’authentification, d’analyse de flux et effectuons notamment des contrôles sur la sécurité des environnements d’hébergement.
8/ EN QUOI LES LIENS SE TROUVANT SUR LE SITE INTERNET ET RENVOYANT VERS D’AUTRES SITES QUE CEUX DU GROUPE PEUVENT-ILS M’IMPACTER ?
Chaque Site peut contenir différents liens hypertextes vers d’autres Sites du Groupe.
Par ailleurs, chaque Site peut contenir des liens hypertextes renvoyant vers d’autres sites internet et applications exploités par des sociétés ne faisant pas partie du Groupe. Ces liens ont pour seul objet de faciliter votre navigation et visent à vous apporter une information la plus complète possible. Nous n’avons aucun contrôle sur ces sites internet et applications, lesquels sont indépendants du Groupe et ont des politiques en matière de protection de la confidentialité distinctes. Par conséquent, la responsabilité du Groupe ne peut être engagée pour quelque cause que ce soit notamment en ce qui concerne l’exactitude, la pertinence, la disponibilité, la fiabilité des informations et des produits et services proposés sur ces sites, le respect des droits d’auteur, la légalité ou la décence du matériel contenu dans ces sites internet et applications tiers accessibles via notre Site. Nous vous encourageons donc à consulter les conditions et les politiques en matière de protection de la confidentialité de tout site internet et application tiers avant leur utilisation. Lorsque vous quittez notre Site, sachez que notre Politique en Matière de Protection de la Confidentialité cesse de s’appliquer.
Par ailleurs, le Groupe n’est pas responsable des liens hypertextes dirigeant vers ses propres Sites, que des sites internet tiers pourraient intégrer à leurs propres sites quand bien même le Groupe aurait autorisé le tiers éditeur dudit site à placer un tel lien.
Enfin, et plus généralement, le Groupe interdit à toute personne de placer un lien hypertexte dirigeant sur une ou plusieurs pages de ses Sites sans son autorisation préalable expresse.
9/ COMMENT PUIS-JE REFUSER/ME DÉSINSCRIRE DE L’ENVOI DE COURRIELS, DE SMS ?
Si vous ne souhaitez plus recevoir de courriel du Groupe vous informant des évènements, nouveaux Produits ou Services, Produits ou Services analogues, ou contenant d’autres communications commerciales, il vous suffit de cliquer sur le lien « se désinscrire » situé en bas de chaque courriel et suivre la procédure indiquée.
Si vous ne souhaitez plus recevoir de SMS, vous pouvez envoyer « STOP » au numéro indiqué si l’option est disponible, à défaut prendre contact avec votre interlocuteur habituel.
10/ LORS DE MA NAVIGATION SUR UN SITE, COMMENT PUIS-JE ACCÉDER AUX INFORMATIONS DE « MON EXTRANET », LES METTRE À JOUR OU LES SUPPRIMER ?
Vous pouvez vous connecter à « Votre Espace » lorsque le Site vous le permet. Une fois connecté, vous pourrez modifier vos coordonnées et mettre à jour vos Données à Caractère Personnel. Il vous appartient de protéger vos données d’authentification (notamment vos identifiants et mots de passe) et, comme il est indiqué dans les Conditions Générales, vous êtes responsable de toute activité réalisée avec vos données d’authentification.
11/ QUELS SONT MES DROITS CONCERNANT MES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?
En application du cadre légal et règlementaire applicable en matière de protection des données à caractère personnel et de la vie privée, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de suppression, de limitation des traitements, ainsi qu’un droit à la portabilité de vos Données à Caractère Personnel sauf dispositions légales.
Ces droits ne sont pas absolus et chacun de ces droits est soumis à certaines conditions conformément au droit français (notamment par la Loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée, mais également toute législation applicable au Groupe en matière bancaire et financière), les recommandations de la CNIL, ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »)
De même, si nous avons collecté et traité vos Données à Caractère Personnel avec votre consentement, vous disposez d’un droit de retrait de votre consentement à tout moment. Retirer votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
Vous disposez également du droit de définir les directives relatives au sort de vos Données à Caractère Personnel après votre décès.
Dans ce cadre, vous pouvez contacter la société NOVAXIA à tout moment par courrier en écrivant à l’adresse suivante : Groupe NOVAXIA - Délégué à la Protection des Données – 45 rue Saint-Charles – 75015 PARIS, ou par email à [email protected]
Afin de gérer votre demande, Novaxia traite vos données personnelles. Pour en savoir plus sur le traitement de vos données et vos droits, consultez notre Politique RGPD
Avant d’évaluer votre demande, il se peut que nous vous demandions des renseignements supplémentaires afin de vous identifier. Si vous ne fournissez pas les renseignements demandés et que, par conséquent, nous ne sommes pas en mesure de vous identifier, nous pouvons refuser de donner suite à votre demande.
Enfin, vous disposez du droit d’introduire une réclamation concernant la collecte et l’utilisation de vos Données à Caractère Personnel auprès de votre autorité locale de contrôle de la protection des données personnelles de la CNIL (Pour la France, il s’agit de la CNIL : www.cnil.fr).
12/ QUE FAIRE SI J’AI D’AUTRES QUESTIONS CONCERNANT LA POLITIQUE EN MATIERE DE PROTECTION DE LA CONFIDENTIALITE ?
Si vous avez des questions ou des doutes quant à la présente Politique en Matière de Protection de la Confidentialité, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données par email à [email protected] ou en nous envoyant un courrier postal à Groupe NOVAXIA - Délégué à la Protection des Données – 45 rue Saint-Charles – 75015 PARIS.
13/ QUELLE LEGISLATION S’APPLIQUE A LA PRESENTE POLITIQUE EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA CONFIDENTIALITÉ ?
La présente Politique en Matière de Protection de la Confidentialité est régie par le droit français notamment par la Loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée, les recommandations de la CNIL ainsi que RGPD. Veuillez noter que cette politique peut évoluer afin de prendre en compte les évolutions réglementaires.
Partie II : PRODUITS ET SERVICES SPECIFIQUES
Plus particulièrement, en fonction de l’entité du Groupe concernée, des Produits et Services en cause et du Site que vous utilisez, les données collectées, les finalités de traitement et la base légale peuvent être différentes. Pour plus d’informations sur les modalités de traitement de vos Données à Caractère Personnel, nous vous remercions de vous reporter aux tableaux ci-dessous en fonction du secteur d’activité concerné.
1/ Groupe NOVAXIA
Le responsable de traitement est la société Novaxia Investissement, société par actions simplifiée au capital social de 1.700.000 euros, ayant son siège social situé au 45 rue Saint-Charles, 75015 Paris, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 802 346 551, agréée en qualité de société de gestion de portefeuille par l’AMF le 1er juillet 2014 sous le numéro GP-14000022,
Vous trouverez ci-dessous la liste des Données à Caractère Personnel que nous recueillons auprès de vous, les finalités et la base légale utilisée pour chaque traitement effectué.
| Catégorie de personnes concernées | Type de Données à Caractère Personnel | Finalité du traitement | Base légale du traitement |
| CLIENTS | Sites internet et Réseaux sociaux (cookies et trackings) | Suivi des statistiques de consultation de nos sites internet et prospection des réseaux sociaux Mesures d’audience |
Consentement du client |
| Réclamations clients (nom, prénom, adresse e-mail) | Traitement des demandes des clients, médiations avec les régulateurs, contrôle qualité du suivi de la relation avec les clients | Exécution des obligations légales de Novaxia Investissement | |
| Campagne marketing clients | Campagne de promotion marketing | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | |
| Clients – Personnes physiques : Nom, prénom, adresse mail, date et lieu de naissance, fiscalité, adresse, statut marital, régime matrimonial, numéro de téléphone, pièce d’identité, justification de domicile, pouvoir- tutelle, tous documents requis dans le cadre des diligences LCB/FT, MIF, FATCA-CRS…Clients – Personnes morales : KBIS, pouvoirs et pièce d’identité de la personne signataire, identité et pièce d’identité des bénéficiaires effectifs, bilan, compte de résultat et tout document requis dans le cadre des diligences LCB/FT, MIF, FATCA-CRS… |
Acquisition / cession de parts de FIA | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | |
| Diligences LCB/FT | Exécution des obligations légales de Novaxia (diligences LCB/FT) | ||
| Convocations aux Assemblées Générales | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | ||
| KYC | Exécution des obligations légales de Novaxia Investissement | ||
| Registre des fonds | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | ||
| Paiement des dividendes des SCPI | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | ||
| Traitement des IFU et déclarations fiscales | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | ||
| PROSPECTS CLIENTS | Prospect – Personnes physiques : Nom, prénom, adresse mail dans la première phase d’échange. Dans la Deuxième phase, si intérêt sur instrument financier : Nom, prénom, date et lieu de naissance, e-mail, fiscalité, adresse, statut marital, régime matrimonial, résidence, numéro de téléphone, adresse, CNI, passeport, justification de domicile, pouvoir- tutelle, tous documents requis dans le cadre des diligences LCB/FT, KYC MIF, …Prospect – Personnes morales :Nom, prénom adresse mail dans la première phase d’échange. Dans une seconde phase, KBIS, pouvoirs et CNI de la personne signataire, identité des bénéficiaires effectifs, bilan, compte de résultat et tous documents requis dans le cadre des diligences LCB/FT |
Gestion de la relation avec les clients prospects | Consentement du prospect |
| Entrée en relation avec un client prospect et mise en place d’un KYC | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | ||
| PRESTATAIRES | Dossier de suivi (Nom, prénom, mail, KBIS, et toutes pièces requises par le dossier d’entrée en relation avec le partenaire pour satisfaire aux obligations légales) | Entrée et suivi de la relation KYP |
Exécution des obligations légales de Novaxia Investissement |
| Contractualisation | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le prestataire | ||
| Contentieux | Intérêt légitime de Novaxia Investissement |
2/ Immobilier
Vous trouverez ci-dessous la liste des Données à Caractère Personnel que nous recueillons auprès de vous, les finalités et la base légale utilisée pour chaque traitement effectué.
| Catégorie de personnes concernées | Type de Données à Caractère Personnel | Finalité du traitement | Base légale du traitement |
| CLIENTS | Sites internet et Réseaux sociaux (cookies et trackings) | Suivi des statistiques de consultation de nos sites internet et prospection des réseaux sociaux Mesures d’audience |
Consentement du client |
| Réclamations clients (nom, prénom, adresse e-mail) | Traitement des demandes des clients, médiations avec les régulateurs, contrôle qualité du suivi de la relation avec les clients | Exécution des obligations légales de Novaxia Investissement | |
| Campagne marketing clients | Campagne de promotion marketing | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | |
| Clients – Personnes physiques : Nom, prénom, adresse mail, date et lieu de naissance, fiscalité, adresse, statut marital, régime matrimonial, numéro de téléphone, pièce d’identité, justification de domicile, pouvoir- tutelle, tous documents requis dans le cadre des diligences LCB/FT, MIF, FATCA-CRS…Clients – Personnes morales : KBIS, pouvoirs et pièce d’identité de la personne signataire, identité et pièce d’identité des bénéficiaires effectifs, bilan, compte de résultat et tout document requis dans le cadre des diligences LCB/FT, MIF, FATCA-CRS… |
Acquisition / cession de parts de FIA | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | |
| Diligences LCB/FT | Exécution des obligations légales de Novaxia (diligences LCB/FT) | ||
| Convocations aux Assemblées Générales | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | ||
| KYC | Exécution des obligations légales de Novaxia Investissement | ||
| Registre des fonds | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | ||
| Paiement des dividendes des SCPI | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | ||
| Traitement des IFU et déclarations fiscales | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | ||
| PROSPECTS CLIENTS | Prospect – Personnes physiques : Nom, prénom, adresse mail dans la première phase d’échange. Dans la Deuxième phase, si intérêt sur instrument financier : Nom, prénom, date et lieu de naissance, e-mail, fiscalité, adresse, statut marital, régime matrimonial, résidence, numéro de téléphone, adresse, CNI, passeport, justification de domicile, pouvoir- tutelle, tous documents requis dans le cadre des diligences LCB/FT, KYC MIF, …Prospect – Personnes morales :Nom, prénom adresse mail dans la première phase d’échange. Dans une seconde phase, KBIS, pouvoirs et CNI de la personne signataire, identité des bénéficiaires effectifs, bilan, compte de résultat et tous documents requis dans le cadre des diligences LCB/FT |
Gestion de la relation avec les clients prospects | Consentement du prospect |
| Entrée en relation avec un client prospect et mise en place d’un KYC | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | ||
| PRESTATAIRES | Dossier de suivi (Nom, prénom, mail, KBIS, et toutes pièces requises par le dossier d’entrée en relation avec le partenaire pour satisfaire aux obligations légales) | Entrée et suivi de la relation KYP |
Exécution des obligations légales de Novaxia Investissement |
| Contractualisation | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le prestataire | ||
| Contentieux | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | ||
| PROSPECTS PRESTATAIRES | Dossier d’entrée en relation (Nom, prénom, mail, KBIS, et toutes pièces requises par le dossier d’entrée en relation avec le partenaire pour satisfaire aux obligations légales) | Entrée en relation avec un prestataire prospect et mise en place d’un KYC | Intérêt légitime de Novaxia Investissement |
| LOCATAIRES (personnes morales ou personnes physiques) | Personnes physiques : Nom, prénom, date et lieu de naissance des locataires, adresse, coordonnées bancaires, documents financiers requis dans le cadre de l’analyse du dossier du candidat locataire (bulletin de salaire, avis d’imposition, contrat de travail, patrimoine immobilier le cas échéant, …), coordonnées bancaires.Personnes morales :KBIS, statuts, bilan, compte de résultat, pièce d’identité des représentants de la personne morale et toutes pièces nécessaires aux diligences règlementaires. |
Analyse des locataires | Intérêt légitime de Novaxia Investissement |
| Analyse consommation des locataires | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | ||
| Suivi de la gestion locative par les administrateurs de biens | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le locataire | ||
| Cession-Acquisition des actifs immobiliers à des tiers | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | ||
| Reporting aux associés des FIA | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le locataire | ||
| Diligences LCB/FT et corruption | Exécution des obligations légales de Novaxia Investissement | ||
| Déclarations fiscales | Exécution des obligations légales de Novaxia Investissement | ||
| Mandats auprès d’agents immobiliers | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | ||
| En cas de contentieux avec les locataires : connaissance de la situation financière du locataire | Gestion des contentieux | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le locataire | |
| ACQUEREURS / VENDEURS | Dossier Investissement / Désinvestissements sur biens immobiliers (Nom, prénom, date et lieu de naissance des acquéreurs, vendeurs, toutes pièces nécessaires à la constitution du dossier pour analyse et acceptation de l’offre, origine des fonds, …) | Acquisition / cession de biens immobiliers pour le compte des véhicules immobiliers gérés par le gestionnaire immobilier | Exécution des obligations légales de Novaxia (diligences LCB/FT) |
| Entrée en relation | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | ||
| Mandats auprès d’agents immobiliers | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | ||
| Personnes physiques : Nom, prénom, date et lieu de naissance, coordonnées personnelles du vendeur ou de l’acquéreur, RIB KYP : personne politiquement exposée O/N, sanctions administrative éventuelle ; identité, date de naissance, lieu de naissance, adresse, nationalité, pays de résidence fiscal ; conflits d’intérêts et parties prenantesPersonnes morales :Nom, prénom du représentant légal de l’acquéreur ou du revendeur, RIB ; nom, prénom, date et lieu de naissance des bénéficiaires effectifs KYP : nom, prénom et signature du représentant, coordonnées de contact ; identité et fonction des dirigeants, le cas échéant, personne politiquement exposée O/N, sanctions administrative éventuelle ; identité, date de naissance, lieu de naissance, adresse, nationalité, pays de résidence fiscal, % de détention directe et indirecte, le cas échéant des bénéficiaires effectifs, personne politiquement exposée O/N, sanctions administratives éventuelles ; copie de la CNI des bénéficiaires effectifs ; conflits d’intérêts et parties prenantes |
Suivi des opérations d’acquisition et de cession | Opérations précontractuelles et exécution d’un contrat Obligation réglementaire pour les KYP |
|
| Dossier contentieux : Nom, prénom des parties au contentieux ; Nom, prénom, coordonnées, RIB de la partie adverse pièce du dossier, historique des échanges Données transmises par les autorités Décisions de justice et protocole d’accord |
Gestion du contentieux immobilier | Exécution d’un contrat Intérêt légitime |
|
| PROSPECTS ACQUEREURS / VENDEURS | Personnes physiques : Nom, prénom, date et lieu de naissance, coordonnées personnelles du vendeur ou de l’acquéreur, RIB KYP : personne politiquement exposée O/N, sanctions administrative éventuelle ; identité, date de naissance, lieu de naissance, adresse, nationalité, pays de résidence fiscal ; conflits d’intérêts et parties prenantesPersonnes morales :Nom, prénom du représentant légal de l’acquéreur ou du revendeur, RIB ; nom, prénom, date et lieu de naissance des bénéficiaires effectifs KYP : nom, prénom et signature du représentant, coordonnées de contact ; identité et fonction des dirigeants, le cas échéant, personne politiquement exposée O/N, sanctions administrative éventuelle ; identité, date de naissance, lieu de naissance, adresse, nationalité, pays de résidence fiscal, % de détention directe et indirecte, le cas échéant des bénéficiaires effectifs, personne politiquement exposée O/N, sanctions administratives éventuelles ; copie de la CNI des bénéficiaires effectifs ; conflits d’intérêts et parties prenantes |
Entrée en relation avec le prospect acquéreur / vendeur | Opérations précontractuelles et exécution d’un contrat |
3/ Distribution
Vous trouverez ci-dessous la liste des Données à Caractère Personnel que nous recueillons auprès de vous, les finalités et la base légale utilisée pour chaque traitement effectué.
| Catégorie de personnes concernées | Type de Données à Caractère Personnel | Finalité du traitement | Base légale du traitement |
| CLIENTS | Sites internet et Réseaux sociaux (cookies et trackings) | Suivi des statistiques de consultation de nos sites internet et prospection des réseaux sociaux Mesures d’audience |
Consentement du client |
| Réclamations clients (nom, prénom, adresse e-mail) | Traitement des demandes des clients, médiations avec les régulateurs, contrôle qualité du suivi de la relation avec les clients | Exécution des obligations légales de Novaxia Investissement | |
| Campagne marketing clients (nom, prénom, adresse e-mail) | Campagne de promotion marketing | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | |
| Clients – Personnes physiques : Nom, prénom, adresse mail, date et lieu de naissance, fiscalité, adresse, statut marital, régime matrimonial, numéro de téléphone, pièce d’identité, justification de domicile, pouvoir- tutelle, tous documents requis dans le cadre des diligences LCB/FT, MIF, FATCA-CRS…Clients – Personnes morales : KBIS, pouvoirs et pièce d’identité de la personne signataire, identité et pièce d’identité des bénéficiaires effectifs, bilan, compte de résultat et tout document requis dans le cadre des diligences LCB/FT, MIF, FATCA-CRS… |
Acquisition / cession de parts de FIA | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | |
| Diligences LCB/FT | Exécution des obligations légales de Novaxia (diligences LCB/FT) | ||
| Convocations aux Assemblées Générales | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | ||
| KYC | Exécution des obligations légales de Novaxia Investissement | ||
| Registre des fonds | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | ||
| Paiement des dividendes des SCPI | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | ||
| Traitement des IFU et déclarations fiscales | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le client | ||
| PROSPECTS CLIENTS | Prospect – Personnes physiques : Nom, prénom, adresse mail dans la première phase d’échange. Dans la Deuxième phase, si intérêt sur instrument financier : Nom, prénom, date et lieu de naissance, e-mail, fiscalité, adresse, statut marital, régime matrimonial, résidence, numéro de téléphone, adresse, CNI, passeport, justification de domicile, pouvoir- tutelle, tous documents requis dans le cadre des diligences LCB/FT, KYC MIF, …Prospect – Personnes morales :Nom, prénom adresse mail dans la première phase d’échange. Dans une seconde phase, KBIS, pouvoirs et CNI de la personne signataire, identité des bénéficiaires effectifs, bilan, compte de résultat et tous documents requis dans le cadre des diligences LCB/FT |
Gestion de la relation avec les clients prospects | Consentement du prospect |
| Entrée en relation avec un client prospect et mise en place d’un KYC | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | ||
| DISTRIBUTEURS | Nom, prénom, mail, numéro de téléphone, KBIS, et toute pièce requise par le dossier d’entrée en relation avec le partenaire pour satisfaire aux obligations légales, pièce d’identité du gérant et des bénéficiaires effectifs | KYP (connaissance du partenaire) | Exécution des obligations légales de Novaxia Investissement |
| Entrée et suivi de la relation | Exécution d’un contrat que nous avons conclu avec le prestataire | ||
| Contentieux | Intérêt légitime de Novaxia Investissement | ||
| Gestion des conventions (rétrocessions, suivi clients apportés, …) | Exécution d’un contrat conclu avec le distributeur |